Vertraglich ist bei Papier-Essensmarken mit allen Parteien (Akzeptanzstelle und Mitarbeiter) vereinbart, dass nur eine Marke pro Arbeitstag abgerechnet werden darf und nicht getauscht oder als Zahlungsmittel für andere Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden darf. Auch eine Rückgeld-Erstattung ist rechtlich nicht erlaubt. Dennoch sieht die Praxis bei der Handhabung von Papier-Essensmarken oft anders aus:

• es wird mehr als nur eine Essensmarke für den Einkauf angenommen
• Mitarbeiter kaufen an einem Tag mehrmals ein und verwenden jeweils eine oder mehrere Essenmarken
• die Akzeptanzstelle gibt Rückgeld heraus
• Essensmarken werden zur Bezahlung von nicht zum Verzehr geeigneten Waren oder Dienstleistungen verwendet
• etc.

Im Grundsatz wird die Papier-Essenmarke in der Praxis häufig nicht vertrags- und gesetzeskonform eingesetzt. Dies bedeutet, dass die Zuwendung des Arbeitgebers den Status der Steuer-Pauschalierung und Sozialversicherungsfreiheit verliert. In Betriebsprüfungen kann das Einlöse-Verhalten der Arbeitnehmer anhand von Listen des Essensmarken-Anbieters überprüft werden. Bei der Feststellung nicht gesetzeskonformer Einlösung der Essensmarken droht dem Arbeitgeber eine Steuer- und Sozialversicherungsnachzahlung, denn alle Zuwendungen müssen voll als Bruttolohn versteuert und verbeitragt werden. Im Einzelfall kann der Arbeitgeber hierdurch erheblichen Schaden erleiden.

Letztlich ist der Schaden vom Mitarbeiter verursacht, der sich nicht an die vertraglichen Regelungen gehalten hat. Dies bedeutet, der Angestellte hat vorsätzlich gehandelt. Es entfällt seine auf drei Monate begrenzte Haftung. Somit ist der Mitarbeiter für den gesamten Schaden, den er verursacht hat, haftbar und sein Arbeitgeber kann vollen Schadensersatz verlangen.

Papier-Essenmarken in dieser alten Form sind nicht mehr zeitgemäß! Es besteht die Gefahr, dass der Arbeitgeber beschuldigt wird, seiner Fürsorgepflicht gegenüber dem Mitarbeiter nicht nachgekommen zu sein. Arbeitgeber nehmen billigend in Kauf, dass Mitarbeiter die Möglichkeit des Missbrauches haben und ihnen kann unterstellt werden, Mitarbeiter zum Rechtsbruch zu verleiten.

Der Arbeitgeber schaltet seine Mitarbeiter zur Nutzung digitaler Essensmarken über die trebono App frei. Nachdem die Mitarbeiter registriert sind, können sie ihre steuerfreien Essensmarken nutzen. Der Mitarbeiter sucht sich nach Belieben Restaurants, Imbisse, Bäckereien oder Supermärkte für den Verzehr aus. Bezahlt seine Rechnung, fotografiert den Beleg in der App ab und übermittelt ihn an trebono. trebono prüft die rechtlich relevanten Kriterien und bei Erfüllung bekommt der Mitarbeiter den Essensmarken-Betrag erstattet.