Kleine Geste, Grosse Wirkung
Wertgeschätzte Mitarbeiter machen den Erfolg eines Unternehmens aus!
Sie fragen sich, was sind digitale Essensmarken? Oder wie funktionieren digitale Essensmarken? Die Antwort ist einfach! Der Arbeitgeber zahlt einen Betrag von bis zu 97,50 € als steuerfreien Essenszuschuss für seine Mitarbeiter zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt oder wandelt Bruttolohn in einen steuerfreien Essenszuschuss für seine Mitarbeiter um. Digitale Essensmarken sind im Gegensatz zu Papier-Essensmarken äußerst flexibel, da sie an keine Akzeptanzstelle gebunden sind. Somit sind Mitarbeiter vollständig frei in ihrer Auswahl des Mittagessens oder Abendessens, direkt im Anschluss an ihre Arbeitszeit.
Um Mitarbeiter zusätzlich zu unterstützen, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Angestellten über das Monatsgehalt hinaus steuerlich begünstigte Sachzuwendungen zukommen zu lassen. Zu Beginn des Jahres 2020 erhöhte sich der Maximalwert der Sachbezüge für Mahlzeiten (steuerfreie Essensmarken 2020) auf bis zu 6,50 € täglich (steuerfreier Essenszuschuss Mitarbeiter). Dieser Wert setzt sich aus einem Pflichtanteil amtlicher Sachbezüge von 3,40 € für Mittagessen oder 1,80 € für ein Frühstück und einem zusätzlichen Arbeitgeberzuschuss von bis zu 3,10 € zusammen. Die Höhe für den zusätzlichen Zuschuss des Arbeitgebers ist frei wählbar und nicht verpflichtend. Zudem ist der wählbare Arbeitgeberzuschuss steuer- und sozialabgabenfrei. Hingegen ist der Pflichtanteil vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % zu versteuern oder vom Nettolohn des Arbeitnehmers zu tragen.
Vertraglich ist bei Papier-Essensmarken mit allen Parteien (Akzeptanzstelle und Mitarbeiter) vereinbart, dass nur eine Marke pro Arbeitstag abgerechnet werden darf und nicht getauscht oder als Zahlungsmittel für andere Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden darf. Auch eine Rückgeld-Erstattung ist rechtlich nicht erlaubt. Dennoch sieht die Praxis bei der Handhabung von Papier-Essensmarken oft anders aus:
Im Grundsatz wird die Papier-Essenmarke in der Praxis häufig nicht vertrags- und gesetzeskonform eingesetzt. Dies bedeutet, dass die Zuwendung des Arbeitgebers den Status der Steuer-Pauschalierung und Sozialversicherungsfreiheit verliert. In Betriebsprüfungen kann das Einlöse-Verhalten der Arbeitnehmer anhand von Listen des Essensmarken-Anbieters überprüft werden. Bei der Feststellung nicht gesetzeskonformer Einlösung der Essensmarken droht dem Arbeitgeber eine Steuer- und Sozialversicherungsnachzahlung, denn alle Zuwendungen müssen voll als Bruttolohn versteuert und verbeitragt werden. Im Einzelfall kann der Arbeitgeber hierdurch erheblichen Schaden erleiden.
Letztlich ist der Schaden vom Mitarbeiter verursacht, der sich nicht an die vertraglichen Regelungen gehalten hat. Dies bedeutet, der Angestellte hat vorsätzlich gehandelt. Es entfällt seine auf drei Monate begrenzte Haftung. Somit ist der Mitarbeiter für den gesamten Schaden, den er verursacht hat, haftbar und sein Arbeitgeber kann vollen Schadensersatz verlangen.
Papier-Essenmarken in dieser alten Form sind nicht mehr zeitgemäß! Es besteht die Gefahr, dass der Arbeitgeber beschuldigt wird, seiner Fürsorgepflicht gegenüber dem Mitarbeiter nicht nachgekommen zu sein. Arbeitgeber nehmen billigend in Kauf, dass Mitarbeiter die Möglichkeit des Missbrauches haben und ihnen kann unterstellt werden, Mitarbeiter zum Rechtsbruch zu verleiten.
Der Arbeitgeber schaltet seine Mitarbeiter zur Nutzung digitaler Essensmarken über die trebono App frei. Nachdem die Mitarbeiter registriert sind, können sie ihre steuerfreien Essensmarken nutzen. Der Mitarbeiter sucht sich nach Belieben Restaurants, Imbisse, Bäckereien oder Supermärkte für den Verzehr aus. Bezahlt seine Rechnung, fotografiert den Beleg in der App ab und übermittelt ihn an trebono. trebono prüft die rechtlich relevanten Kriterien und bei Erfüllung bekommt der Mitarbeiter den Essensmarken-Betrag erstattet.
Das Praktische an der Sachbezüge-App: Der Beleg kann nach dem Fotografieren entsorgt werden. Dieser papierlose Workflow reduziert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen erheblich und ist für Mitarbeiter spielend leicht zu handhaben – und zudem garantiert rechtssicher! Mit trebono entfallen für Arbeitgeber hohe Verwaltungskosten und -aufwendungen. Es gehen keine Belege mehr verloren; auch die Essensmarke geht bei einer digitalen Lösung natürlich nie verloren. Durch die gewährten Vorteile werden Unternehmen, die digitale Essensmarken als Mitarbeiter Benefits einsetzen als attraktive, moderne Arbeitgeber wahrgenommen.
Übrigens: Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren von einem staatlich geförderten Zuschuss, denn Essensmarken zählen zu den steuerlich begünstigten Sachleistungen.
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